住所の丁目番地表記や半角全角表記	住所は「1丁目1番1号」「1-1-1」のように、丁目番地の表記、数字とハイフンのみの表記があるため、表記ゆれが起こる。また、数字の場合はハイフンを含めて半角か全角かの入力による表記ゆれのケースがある。
氏名の旧字体と新字体	「吉田・𠮷田」「高橋・髙橋」「山崎・山﨑」
会社の形態の表記方法	「株式会社」「(株)」双方とも株式会社であることを表現しているが、表記方法が異なるため表記ゆれの事例のひとつ。
英語のカタカナ表記とアルファベット表記	会社名に「office」がつく法人の場合、「Office」「office」「オフィス」など、カタカナで表記するのか、アルファベット表記にするのか、最初の文字を大文字か小文字どちらにするかのなどで表記ゆれが起こる

表記ゆれがあると同一の意味として認識できないケースもあるため、表記ゆれには十分注意が必要です。

住所の表記ゆれはなぜ起こる？

表記ゆれが起こる原因はいくつかありますが、データの入力段階で起こる事例が大半です。

ここでは、表記ゆれが起こりやすい例を紹介します。

【例① 顧客がデータ入力を行う際に起こる表記ゆれ】

個人情報をいただく際にWebサイトのフォームなどを通して伝達してもらいますが、その際に数字の半角・全角が統一されていないなどで表記ゆれが発生します。

【例② データ入力担当スタッフに統一された表記方法を提示していない】

データ入力を担当するスタッフに明確な表記方法を共有しておらず、その結果表記ゆれが起こってしまう可能性があります。

この他にも、どのように利用するのか決まっていない状態のデータをそのまま使ったり、表記方法が変更されたにもかかわらず、以前の表記方法のデータをそのまま使用してしまったりすると表記ゆれが発生しかねません。

入力ミスによって起こることも多い表記ゆれですが、意味としては間違っていないだけに修正されずにそのままデータとして登録されるケースが多いのも、表記ゆれの問題点です。

住所の表記ゆれが企業に及ぼす4つの問題

意味が同じなだけにあまり表記ゆれを問題視しない人もいますが、業務を行う際は表記ゆれによって以下のようなトラブルが発生する可能性があるため、注意しなければなりません。

商品やDMなどの遅配・未配・二重送付
MAなどによる施策を活かせない、顧客管理がいい加減になる
二重送付やその対応のためのコストがかさみ労力もかかる
顧客の企業に対する信用が低下してしまう

それぞれ解説します。

1.商品やDMなどの遅配・未配・二重送付につながる

1つ目は、商品やDMなどの遅配・未配・二重送付につながる可能性がある問題です。

表記ゆれがあるとパソコンがデータを正確に認識できないことがあるため、データ通りに商品発送やDMを送信したつもりでも、正確に情報が伝達されない可能性があります。

例えば、下記のようなケースで二重送付となる可能性があります。

【DMの送付管理のため、送付リストを作成している企業の場合】

発生した表記ゆれ	同一人物だが、DM送付リストに「髙橋正則・高橋正則」と違った表記でそれぞれ登録してしまった
発生した問題	過去にこの方にDMを送付していたので、「髙橋正則」の表記にだけ「送付済み」のチェックをした。ただ、もうひとつの表記で登録していた「高橋正則」は送付待ちの状況となっており、後日送付。その結果、二重送付となってしまった。

表記ゆれひとつでデータが間違って伝わり、商品の発送が遅れたり未配になったり、DMが同一の住所に何度も送信されてしまったりする危険性があるため、注意しましょう。

2.MAなどによる施策を活かせない・顧客管理がいい加減になる

2つ目は、MAなどによる施策を活かせない・顧客管理がいい加減になる可能性があります。

MAとはマーケティングオートメーションのことで、顧客の管理やスコアリング・分析などマーケティング活動を自動化すること、もしくはそれを実行するツールのことを言います。

データベース上で顧客管理がしっかりとなされていれば、顧客ごとにどのような対応をすればよいか簡単に確認できるため、作業能率は向上します。

しかし、表記ゆれがあるとデータ上の検索機能などをいかせなかったり、登録されているデータがみつからなかったりするため、結果として顧客対応が遅れかねません。

そのため、せっかくのツールの良さを業務に活かせない可能性もあるため、表記ゆれには注意しましょう。

3.二重送付やその対応のためのコストがかさみ労力もかかる

3つ目の問題は、二重送付やその対応のためのコストがかさみ労力もかかってしまう点です。

表記ゆれによってデータが正しく共有されず、二重送付などのミスが起こると説明しましたが、ミスが起こればそのミスに対して謝罪などの対応をしなければいけません。

表記ゆれによりスタッフの負担が増え、その対応のために無駄なコストがかかってしまいます。

不必要な業務を行わないようにするためにも、表記ゆれの対策もしくは修正を行うことが大切です。

4.顧客の企業に対する信用が低下してしまう

4つ目の問題は、顧客の企業に対する信用が低下してしまう可能性があることです。

表記ゆれを発端とした送付ミスや送信ミスは、取引先や顧客側にも迷惑がかかります。

入力ミスによるデータや情報管理の不備によって問題が起こると、「管理体制が不十分な会社」というイメージにも繋がりかねません。

結果として企業への信頼が低下し、最悪、今後の取引への影響や顧客離れにつながる可能性もあるため、注意が必要です。

表記ゆれなどが原因で間違った住所データを統一表記（正規化）する作業の流れ

ここからは、表記ゆれで住所データの管理にミスが発生した際に、統一表記するための作業工程について解説します。

作業工程は下記の通りです。

データの表記ゆれや入力ミスを修正する「データクレンジング」を行う
重複したデータを統合する「名寄せ」を行う

それぞれ解説します。

1.データの表記ゆれや入力ミスを修正する「データクレンジング」

「データクレンジング」とは、不正確なデータを特定し修正することを指します。

まずは、データクレンジングを行い、表記ゆれによりデータが重複している問題箇所を特定していく作業が必要です。

さらに全角・半角入力やスペース入力ありなし、社のルールに照らし合わせた表記ゆれなどを探し出し、修正していきましょう。

2.重複したデータを統合する「名寄せ」

「データクレンジング」によってデータを修正した後、複数のシステムなどで管理している同一データを統合して、ひとつのデータとして認識させる作業が「名寄せ」です。

「データクレンジング」によって修正した各データを一つのフォーマットに新たに登録し、「本来同一のデータなのに表記ゆれのせいでいくつも登録されてしまったデータを統合」するのが、「名寄せ」の流れとなります。

この作業をすることで、管理システムもひとつにすることができ、データの重複も防げます。

表記ゆれの正規化を人の手で行っている企業は多い

以上のように、「データクレンジング」による表記ゆれの統一と、複数のシステムに登録されている同一データをひとつにまとめる「名寄せ」を行い、住所の正規化を行います。

表記ゆれの特定・修正作業、クレンジング後のフォーマットの登録作業は、工程自体は単純ですが、データ量によっては膨大な時間と手間がかかり大変です。

しかし、企業の多くはこの正規化の作業を手作業で行っており、時間とコストが膨らんでいます。

また、「データクレンジング」「名寄せ」に限らず、手作業を行う以上修正漏れの可能性もあるため、再度チェックミスがないか確認しなければならないなど、無駄なコストも発生してしまいかねません。

そのため、できるだけ効率よく修正できる方法を見つけることが大切です。

ツールによる住所正規化で顧客の信用維持とコスト削減を実現しよう

手作業によるコスト削減および修正ミス防止のためには、表記ゆれの正規化を行うためのツール導入が効果的です。

正規化に対応したツールに作業を任せることで、ヒューマンエラーを抑えて「データクレンジング」と「名寄せ」を行ってくれます。

それだけでなく、手作業で修正するスタッフを雇用する必要もなくなり、中長期的なコスト削減にもつながるかもしれません。

表記ゆれのない正確なデータの活用により、業務ミスが減るメリットも大きく顧客の信用維持にも効果があるため、ぜひツールを導入し効率よく表記ゆれの修正を行ってください。

まとめ：住所の表記ゆれは経営を圧迫しうる由々しき問題｜改善策を検討しよう

住所の表記ゆれは、誤字ではないためあまり問題視しない人もいるでしょう。

しかし、ECサイトを運営する小売業界や発送を請け負う運搬業界においては、表記ゆれが発端となり大切な商品や荷物の発送が遅れてしまったり、発送場所を間違えてしまったりという致命的なミスにつながるかもしれません。

ミスが発生すると、ミスに対する対応にもコストがかかります。

また、顧客からの信用が下がり、顧客離れを引き起こす可能性があるなど、企業側にとってもいいことはありません。

最悪の場合経営圧迫につながりかねない点からも、住所の表記ゆれは由々しき問題であることがわかります。

正確なデータを利用するためには、表記ゆれの正規化作業を行うツールを導入し、ミスなく仕事ができる体制を事前に整えておくことが重要です。

データクレンジングから名寄せ・地図へのプロットまで｜「住所クレンジングサービス」で住所のメンテナンスを！

ゼンリンデータコムでは、住所の表記ゆれの正規化作業を行う「住所クレンジングサービス」をご用意しています。

「住所クレンジングサービス」は住所データの重複をチェックするだけでなく、旧住所から新住所への切り替えや顧客の現在位置を地図上にプロットしてわかりやすく表示するなど、住所の正規化と関連した作業まで実行します。

また作業の業務委託のほか、API版もご用意しておりますので他のシステムとの連携も可能です。

すでに自社システムで顧客データなどを管理している場合でも、その自社システムに住所クレンジングサービスの機能を組み込めるため、自社システム上で住所の表記ゆれのチェックと正規化が行えます。

新たに正規化ツールを導入したい場合や、自社システムに正規化ツールを組み込みたい場合は、ぜひゼンリンデータコムの「住所クレンジングサービス」のご利用をご検討ください。

＼まずはお気軽に！／

ゼンリンデータコム編集部

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