名寄せとは？必要性から名寄せを行う際の注意点まで詳しく解説！

多くの企業では個人・法人問わずさまざまな顧客データを扱っており、複数のデータベースで管理していることも多いと思います。

顧客情報を効果的に活用するためには「名寄せ」作業が必要です。

そこで今回は、名寄せについて必要性や注意点、方法まで詳しく解説していきます。

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名寄せとは？

名寄せとは、、社内に散在する複数のデータベースから顧客情報を集め、重複しているデータをひとつにまとめる作業のことです。

企業では、営業支援システム（SFA）、マーケティングオートメーション（MA）、顧客管理システム（CRM）など、様々なツールで顧客情報を管理しています。その結果、同じ顧客の情報が複数のシステムに、異なる内容で登録されてしまうことが頻繁に起こります。

名寄せは、これらの散在した情報を「氏名」「会社名」「住所」「電話番号」といった情報をもとに照合し、同一の顧客であると判断されたデータを一つにまとめる作業です。

もともとは金融機関で同一人物の口座を一つにまとめる業務を指す言葉でしたが、現在では広くデータ管理の分野で使われています。

名寄せが必要な理由とは？

デジタルトランスフォーメーション（DX）が進む現代において、データの重要性はますます高まっています。

その中で、多くの企業が名寄せの必要性に迫られている背景には、いくつかの共通した理由があります。ここからは、名寄せが必要な理由を解説します。

顧客情報の正確性確保

顧客情報は、多くの場合、人の手によって入力されます。そのため、入力担当者による表記ゆれやタイプミス、変換ミスなどがどうしても発生してしまいます。

例えば、「ゼンリンデータコム株式会社」と「㈱ゼンリンデータコム」は人間が見れば同じ会社だと認識できますが、システム上では別のデータとして扱われてしまいます。こうした小さな不整合が積み重なり、データの重複を引き起こす大きな原因となります。

情報更新の反映漏れ 　

顧客の所属部署や役職、会社の所在地などは時間とともに変化します。ある部門で顧客情報の変更が行われても、それが他の全部門のシステムに即座に反映されるとは限りません。

結果として、一つのシステムでは最新の情報に更新されていても、他のシステムでは古い情報のまま放置されるという「情報のサイロ化」が発生します。名寄せを定期的に行うことで、全社的に情報の鮮度と正確性を保つことができます。

複数のシステムにデータが散在

企業によっては、マーケティング部門・営業部門・カスタマーサポート部門などが、それぞれ異なるシステムを用いて顧客情報を管理しているケースがあります。

例えば、展示会で獲得したリードはMAツールに、営業担当者が交換した名刺の情報はSFAに、問い合わせ履歴はCRMにと、データが分散しがちです。これにより、一人の顧客の全体像を把握することが困難になっています。名寄せは、これらの分断された情報を繋ぎ合わせるために不可欠です。

名寄せを実施する4つのメリット

手間と時間をかけて名寄せを行うことには、それを上回る大きなメリットがあります。

正確で統合された顧客データベースは、企業の競争力を高めるための強力な基盤となります。

正確なデータ分析と戦略立案が可能になる

重複や誤りのないクリーンなデータは、精度の高い分析の土台となります。名寄せによって顧客情報が一元化されると、顧客の購入履歴や行動パターンを正確に把握できるようになります。

これにより、優良顧客の特定や、解約リスクのある顧客の予測などが可能になり、データに基づいた効果的な営業戦略やマーケティング施策を立案できるようになります。

業務効率化とコスト削減を実現する

顧客情報が重複していると、同一の顧客に複数の営業担当者がアプローチしてしまったり、同じ内容のダイレクトメールを複数送ってしまったりといった無駄が発生します。

名寄せを行うことで、こうした重複アプローチを防ぎ、営業活動の効率を大幅に向上させることができます。また、DMの郵送費や広告配信費といったコストの削減にも直接的に繋がります。

顧客満足度と信頼関係を向上させる

何度も同じ営業電話がかかってきたり、部署名や役職が間違ったメールが届いたりすると、顧客は「自分のことを正しく理解してくれていない」と感じ、不信感を抱く可能性があります。

名寄せによって常に正確な顧客情報が社内で共有されていれば、一貫性のある適切な対応が可能となり、結果として顧客満足度の向上と長期的な信頼関係の構築に繋がります。

コンプライアンスとセキュリティを強化する

顧客データは、個人情報保護法などの法律に則って厳重に管理する必要があります。名寄せによってデータの重複がなくなると、管理対象となるデータが明確になり、情報漏洩のリスクを低減できます。

また、顧客からの情報開示請求や削除依頼に対しても、迅速かつ正確に対応できるようになり、企業のコンプライアンス体制の強化に貢献します。

名寄せの実施方法

ここからは、名寄せの実施方法について紹介していきます。

名寄せのプロセスは以下の4つです。

それでは、ひとつずつプロセスをわかりやすく解説していきます。

①データの調査と目的の明確化

まずは、現状の顧客データを調査し把握することが重要です。

そして、今回の名寄せを通じて「何を達成したいのか」という目的を明確にします。

例えば、「DMのコストを10%削減する」「営業のバッティングをゼロにする」など、具体的な目標を設定することで、その後の作業方針がぶれにくくなります。

名寄せを行う明確な理由をはっきりさせておくことで、質の高いリストが完成するでしょう。

②対象データの抽出と整理

データを調査した後は、名寄せしたい項目を決めて、それぞれのデータベースから抽出します。

この時点でデータの重複や項目名の間違い、入力間違いといったミスを発見することがあるでしょう。

データベースによって項目名が異なる場合は、同じ情報であることを自分で確認しながら顧客データの抽出作業を進めてください。

もし、入力方法が異なる場合は、データベースを整理するときのことを考えて、あらかじめ統一したフォーマットを定めておくことが重要です。

※項目名（例：「会社名」と「企業名」）やデータの形式（例：全角と半角）など

③データクレンジングを行う

抽出したデータに対して、表記ゆれの統一、誤字脱字の修正、住所や郵便番号の正規化といったデータクレンジングを行います。

この工程を丁寧に行うことが、最終的な名寄せの精度を大きく左右します。定めたルールを元に、機械的・手動で修正していきます。

※「データクレンジング」についての解説コラムはこちら

④データをマッチングする

最後は、クレンジングをしたデータにIDを付与して、複数のデータベース内にあるデータ同士をマッチングさせます。

「会社名」「電話番号」「住所」など、複数の項目が一致した場合に同一顧客とみなす、といったルール（マッチングキー）を設定し、合致したデータを一つに統合します。この際、どの情報を優先して残すか（例：最も更新日時が新しい情報）というルールも決めておく必要があります。

このプロセスがすべて終われば「重複」するデータを回避した、同じ種類や属性が混同していないデータの完成となります。

名寄せの主な方法

名寄せを実施する方法は、大きく分けて2つあります。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社のデータ量や予算、担当者のスキルに応じて最適な方法を選択することが重要です。

Excelやスプレッドシートを活用する方法

多くのビジネスパーソンにとって馴染み深いExcelやGoogleスプレッドシートの関数（VLOOKUP関数、COUNTIF関数など）やフィルタ機能を使って、手動で名寄せを行う方法です。

メリットは、追加のコストがかからず、すぐに始められる点です。一方、デメリットとしては、データ量が膨大になると処理が重くなり、作業に多大な時間がかかること、そして人的ミスが発生しやすい点が挙げられます。比較的小規模なデータ量の場合に適した方法です。

専用ツールを活用する方法

名寄せやデータクレンジングに特化した専用ツールや、SFA/CRMに搭載されている名寄せ機能を活用する方法です。

メリットは、AIなどを活用して高精度なマッチングを自動で行えるため、作業時間の大幅な短縮と人的ミスの削減が期待できる点です。

デメリットは、ツールの導入・運用にコストがかかることです。大量のデータを定常的に扱う企業にとっては、費用対効果の高い選択肢と言えるでしょう。

名寄せを行う際の3つの注意点

名寄せを行うことで重複したデータをまとめることができ、ミスの誘発を防げることがわかりました。

しかし、企業の資産である顧客情報を扱う上で、いくつか注意すべき点があります。

ここからは、名寄せを行う際の3つの注意点について解説します。

明確なルール設定と継続的なメンテナンス

マッチングの精度を上げるために、表記を統一し社内で共有・ルール化しておきましょう。

また、名寄せは一度行ったら終わりではありません。日々新しいデータが追加され、既存のデータも変化していくため、定期的なメンテナンスを行い、データの品質を維持し続ける仕組みを構築することが不可欠です。

個人情報の取り扱いに細心の注意を払う

顧客情報のデータを管理する際は、個人情報の取り扱いにも注意しておかなければいけません。

例えば、顧客にメールを送ったときに同姓同名の関係のない人に送ってしまったとします。

送られた人がメール内容を確認してしまうと、情報漏洩が起こり最悪の場合はトラブルになりかねません。

このような情報漏洩を未然に防ぐためにも、情報の誤りがないかの最終確認は必ず行いましょう。

名寄せが不要な環境作りを目指す

究極の目標は、「名寄せ作業が不要な状態」を作ることです。そのためには、データ入力時のルールを標準化することが重要です。

例えば、会社名は法人番号で管理する、入力項目に選択式のプルダウンメニューを設ける、入力支援ツールを導入するなど、そもそもデータが重複したり表記がゆれたりしないような仕組みを整えることで、将来的な名寄せの負担を大幅に軽減できます。

まとめ：名寄せを行い、データを効率よく活用しよう！　

本記事では、名寄せの基本的な概念から、そのメリット、具体的な手順、そして成功のための注意点までを解説しました。

名寄せは、単なるデータ整理にとどまらず、企業の営業力やマーケティング力を強化し、顧客との良好な関係を築くための重要な基盤作りです。

名寄せを行い、「同じ顧客にDM送る」「同じ名前の異なる会社にメールを送る」などのトラブルを防ぎましょう。まずは自社のデータ管理の現状を把握することから始めてみてはいかがでしょうか。

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